チリツモ。

アタシのお部屋がキレイになるまでがんばるのよ

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わたしのオシゴト・三カ条

ご無沙汰しております。チリツモ。です。
ちゃんと毎日更新しなくちゃぁね~~~~~。やぁね(〃▽〃)ポッ

今日は、わたしのオシゴト・三カ条を発表しようと思います~

昼間勤務で、事務方をしているワタクシ。
できれば、ワタシ発のミスはなくしたい!

恐れ多くは部署単位でもミスを減らしたい!
ということで、こんなことをワタシの中での心構えとして作成しました。

それは・・・・

つつがなく~~~~~~~~~
   滞りなく~~~~~
     ヌケモレなく!!!!

です。
大きな文字で言うことでもないのですがね(^^;

つつがなく、とは。

順序良く、計画性をもって取り組む、という意味です。
全ての依頼されたタスクを付箋に書き出して、毎日持参しているオシゴト用手帳にはりつけています。

それとは別に、日報も書いています。
いや、特に提出の義務はまったくないのですが、朝一番でおおよその予定を組んで、後は30分毎にやったことを振り返りながら、ノートに記入していきます。

こんなフォーマットでやっています。

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まず、、、
「予定」欄に、朝一で予定をパパパッと入れて、一日の流れをイメージさせます。
「業績」欄は、実際にやったことを書いていきます。
「頼まれたことリスト」に、頼まれたことをメモしていきます。
「電話」で来たことも、ヌケモレなく書いておきます。

いずれも、終わったら、チェック入れるなりなんなりして、消していきます。
爽快ですよ。

とどこおりなく、とは。

依頼されたタスクをいつまでも、手元においとかない、
すぐやる!!!という意味です。

経理の知識があるわけでもない、労務の実務経験があるわけでもない、平々凡々なワタクシに今すぐ出来ることは、すぐ着手することです。

チリツモ。ちゃんに投げとけば、すぐやってくれるよね、ということで一定の評価を頂いております(笑)

勿論、案件がたくさんあってすぐには出来ないこともあります。
そのようなときは、

  1. こういう事情ですぐ着手は難しいこと
  2. でも、○○時からならできるであろうこと。
    で、その結果、××時くらいに仕上がるであろうこと。
  3. その場合、これくらいのクオリティーを担保出来ること
  4. それでダメなら、別の人に頼むか、ワタシにシゴトを依頼してる人と直にかけあってもらって、やる順番を交代すること

を提案しています。
大体は、2.までで納得してもらっています。

押さえておくのは、デッドラインはいつか、ということですかね。

基本、来た順にタスクをこなしているのですが、
適宜、重要度や急ぎ度によって、多少、並べ替えてるときがあります。

それもまぁ、デッドラインがいつかで最終判断をしたり、してもらったりしています。

同じ人がいくつも依頼してきたら、その中でその人に「どれからやってもらいたいか」を決めてもらったり。

依頼者は安心ニッコリ。ワタシはストレスなく仕事できてニッコリで、Win-Winな関係なのです。

ぬかりなく、というのはどういうことか。

せっかく、ちょっぱやで仕上げたシゴトも、ヌケモレがあっては意味がありません。
よぅく、確認を入れて差戻しがないように努めます。

ワタシ発のミスがないように・・・
  • 誤字脱字がないか
  • 記入漏れがないか
  • 要件はすべてクリアしているか

などをチェックします。特に、一旦作業したら、2~3分ほどあけて再びセルフチェックします。最低限2度見します。

依頼元発のミスがないように・・・
  • 少しでも不明なところがあったら、早々に質問
  • いつもと違うところが見受けられたら、それもそれでいいのか質問
  • この先、この案件はどんな流れでドンブラコするのか、ざっくり確認。次の係の人が扱いやすいように、整理しとく

くらいはやっています。

まとめ

可能な限り、ミスを避けたいのは長年の課題ですが、
回避するコツは、依頼元とよく会話することでしょうか。

何をしたいのか、何を希望していたり期待しているのか、どういう結果が誰が必要なのか、といったことをさりげなくヒアリングしていきます。

例えば、この仕事を最終的に判断するのは、担当者なのかその上司なのかで、多少仕上げを変えますのでね。

具体的には、
担当者に見せるのは、割と詳しく出力します。Excelひとつとっても、この結果は、どういう条件で出したものなのか、とかその根拠は、とか、その上の人に充分説明できるくらいくわしく書いておきます。

逆に、エライ人に見せるモノほど、シンプルに必要最低限に簡潔に造ります。
忙しいから、ちゃっちゃと判断出来るようにね。

まぁ、それは今度話すとして・・・。

というわけで、まとめとしては、コミュニケーション大事!超大事!です。

 

問題は、わたし、地味すぎてこれら一連の努力が、ちゃんと評価されているのか微妙なんですがねorz

きっと誰か、見てくれてると信じて(*'ω'人*)
評価につながるように、お仕事するのも課題ですな。

 

やれやれ。

 

 

 

 

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